Kahalagahan ng isang supervisor, #2

26  January 2012

Sa nakaraang artikulo ay naidiin ko na mahalaga ang mga supervisor sa ikapagtatagumpay ng isang kumpanya (lalong-lalo na ang isang pabrika). Ito ay sa kadahilanang nakaatang sa kanila ang direktang pamamahala sa mga manggagawang siyang gumagawa, o bumubuo, ng produkto ng kumpanya. Lubos na mahalaga ang katungkulang ito dahil sa kailangang maging mabisa silang mga supervisor sa pamamahala upang maayos na magampanan naman ng mga tauhan nila ang inaasahan buhat sa kanila ng kumpanya. Kung walang maayos na produkto, o serbisyo, ay mahihirapang magtagumpay ang kumpanya sa larangan ng negosyo. Ito ang isang dahilan kung kaya’t kailangang bigyan ng matinding pagpapahalaga ng isang kumpanya ang pagsasanay, o training, ng mga supervisor.

Nabanggit ko rin noong nakaraan na sa ganang akin ay dapat ituon ang pagsasanay sa mga sumusunod na paksa: una ay sa kaalaman tungkol sa trabahong sakop (job knowledge); pangalawa ay sa kakayahang makipag-kapwa-tao (behavioural skills); pangatlo ay sa kakayahang mag-isip na parang pangasiwaan (management mindedness). Tatalakayin natin ngayon ang una sa tatlong paksang nabanggit.

 Ang kaalaman tungkol sa trabahong sakop ng isang ‘bisor ay masasabing mayroong tatlong bahagi. Una dito ay ang kakayahang teknikal tungkol sa trabaho (technical skills) na kung saan ay maipapakita niya ang malalim na pagkakaintindi sa mga makinaryang ginagamit ng pangkat niya ; kagaya ng kung anu-ano ang nagagawa ng mga ito, at kung paano pinag-iingatan at inaalagaan upang mapanatili ang kanilang pagk-mabisa. At kasama din dito ang kaalaman tungkol sa mga proseso (processes), pamantayan (standards), detalye ng produkto (product specifications), at ang kailangang kalidad (quality requirements) sa pinangagasiwaan niya.

Pangalawa ay kaalaman tungkol sa mga pamamaraan sa pagpapatakbo ng trabaho (familiarity with operational aspect of assigned work), na kung saan ay matutugunan niya  ang pagtupad sa mga deadline dahil na din sa batid niya ang dami ng kinakailangang magawang mga produkto (volume targets), at ang naipangakong araw ng delibery (delivery commitments). Kaya din niyang tugunan ang naiatang na mga cost limits para sa operasyon ng kanyang pangkat dahil sa matinding kamalayan niya at pagtugon sa productivity targets, ingat sa paggamit ng materials at iba pang mga kagamitan (prudent usage of resources), limitasyon sa mga naaaksayang gamit at mga di pumapasang produkto (waste and rejection limits), at kakayahan sa pagtupad sa mga(performance efficiency targets).

At ang pangatlo ay ang kaalaman at kakayanan tungkol sa pangangasiwa, o pamamahala (administrative and management skills). Sinasabing ang pangunahing tungkulin ng supervisoray ang pagpapatupad sa mga tauhan niya ang mga dapat na magampanan nila, kaya’t bukod sa mga nauna nang nabanggit na mga katangian, ay kailangang marunong din siyang mamahala. Ito ay mas maayos niyang maisasagawa kung may kaalaman siya at susundin niya ang sinasabing apat na proseso ng pamamahala (management process), at ito ay ang mga sumusunod: pagbabalak, o pagpaplano (planning), pag-aayos ng mga kailangan para sa pagpapatupad ng plano (organizing), pagganyak sa mga tauhan upang magtrabaho ng lubos (motivating or directing), at pagtutok at pagrerepaso sa mga kaganapan tungkol sa plano (controlling).

Ang pagpaplaplano o pagbabalak ay ginagawa sa pamamagitan ng pagtatakda ng iba’t-ibang mga hakbangin upang makamit ang isang hangarin. Mahalagang matukoy din ang panahon na dapat na magugol, at kung sino ang may pananagutan, para sa bawa’t hakbangin. Mahalaga din na kabilang sa nagplaplano ang lahat ng may kinalaman o kaugnayan sa pagpapatupad ng plano.

Ang pag-aayos ng mga kailangan ay magagawa sa pamamagitan ng isa-isang pagsusuri sa mga hakbangin upang alamin ang mga pangangailangang paghahanda upang ito ay maisagawa nang maayos. Ang pagtalakay muna sa mga pangangailangan tungkol sa mga tauhan (man), makina o kagamitan (machine or tools), materyales (materials), at pamamaraan (methods) ay makakatulong sa pagpapadali sa pagtupad ng hakbang na ito. Kailangan din ang pagkakalat ng mga gawain sa may mga kakayanang gumawa nito.

Ang pagganyak sa mga tauhan ay maisasagawa sa pamamagitan ng pagsasagawa ng mabisang pamumuno; at ito ay magyayari kung makikita ng mga tauhan sa ‘bisor ang tamang halimbawa ng pagbibigay halaga sa tungkulin, ang malasakit para sa kanila, at pagiging patas sa pagbibigay nag trabaho at pagpapataw ng disiplina.

Ang matagumpay na pagsasagawa o pagpapatupad ng isang balakin ay magagawa kung may gagawing tuloy-tuloy na pagtutok at pagrepaso ang ‘bisor sa mga kaganapan hanggang sa kahulihulihang hakbangin. Makakatulong nang malaki dito ang pagkakaroon ng gamit na kagaya ng Gantt Chart na siyang pweding tunghayan mayat-maya ng lahat ng may kinalman at interes sa isang plano o proyekto.

Ang paksang susunod na tatalakayin ng artikulo sa ilalim ng pangkalahatang pamagat na “Kahalagahan ng isang supervisor” ay ang kakayahang makipag-kapwa-tao (behavioural skills). At kung mayroon mang nagnanais na magpadala ng katanungan tungkol sa mga nakasulat ay mangyari lang na magpadala sa aking email na sl3.mekaniko@gmail.com o sa aking webpage na http://www.facebook.com/#!/jtl3mekaniko .